Alle Vorgänge im Blick: Das Belegprotokoll im Belegpostfach

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bietet das Belegpostfach eine umfassende Lösung, die nicht nur den Empfang und die Archivierung von Rechnungen erleichtert, sondern auch eine detaillierte Protokollierung aller Vorgänge rund um jeden Beleg ermöglicht.

Doch was bedeutet das konkret und welche Vorteile bietet das Belegprotokoll?

Belegprotokoll: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das Belegpostfach zeichnet alle Vorgänge zu einem Beleg in einem detaillierten Belegprotokoll auf. Dieses Protokoll ist direkt mit dem Beleg verfügbar und wird ebenfalls archiviert. So kannst Du jederzeit nachvollziehen, welche Schritte mit einem Beleg unternommen wurden:

Empfang des Belegs: Das Protokoll zeigt an, wann der Beleg empfangen wurde.

Prüfung des Belegs: Du siehst, wann der Beleg geprüft wurde und ob er den technischen Anforderungen entspricht.

Verschiebung in Ordner: Es wird dokumentiert, in welchen Ordner der Beleg verschoben wurde, z.B. „Angenommen“ oder „Zurückgewiesen“.

Weiterleitung und Download: Falls der Beleg weitergeleitet oder heruntergeladen wurde, ist auch dies im Protokoll ersichtlich.
Vorteile des Belegprotokolls.

Das Belegprotokoll bietet mehrere entscheidende Vorteile:

Transparenz: Du hast jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge zu einem Beleg. Dies ist besonders wichtig für die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle.

Effizienz: Durch die detaillierte Dokumentation aller Schritte kannst Du jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen, ohne lange suchen zu müssen.

Sicherheit: Das Protokoll dient als Nachweis dafür, dass alle erforderlichen Schritte bei der Verarbeitung der Rechnungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Eigene Belegnotizen erfassen: Neben der automatisierten Protokollierung bietet das Belegpostfach auch die Möglichkeit, eigene Notizen zu jedem Beleg zu erfassen. Diese Belegnotizen können verwendet werden, um zusätzliche Informationen, Erinnerungen oder Anmerkungen zu einem Beleg festzuhalten. So kannst Du z.B. wichtige Hinweise für die weitere Bearbeitung oder spezielle Vereinbarungen direkt beim Beleg speichern.

Archivierung und Verfügbarkeit: Alle Belegprotokolle werden zusammen mit den Belegen archiviert. Dadurch ist sichergestellt, dass der gesamte Bearbeitungsprozess auch nachträglich noch nachvollziehbar ist. Du kannst jederzeit auf archivierte Belege und die zugehörigen Protokolle zugreifen, was besonders bei Prüfungen oder internen Kontrollen von Vorteil ist.

Fazit: Mit dem Belegprotokoll im Belegpostfach hast Du eine leistungsstarke Lösung, um den Anforderungen ab dem 01.01.2025 gerecht zu werden. Die detaillierte Protokollierung aller Vorgänge zu einem Beleg und die Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen, bieten Dir maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

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