Automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Neben der Validierung und Prüfung spielt auch die Archivierung dieser Rechnungen eine wichtige Rolle. Das Belegpostfach bietet hier eine umfassende Lösung: die automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Doch was genau bedeutet das und welche Vorteile bringt es mit sich?

Automatische Archivierung für maximale Nachvollziehbarkeit

Das Belegpostfach übernimmt die Aufgabe, alle angenommenen Rechnungen automatisch zu archivieren. Das bedeutet, dass jede Rechnung, die Du empfängst, sofort und ohne zusätzlichen Aufwand sicher gespeichert wird. Aber nicht nur der Beleg selbst wird archiviert – das Belegpostfach geht einen Schritt weiter:

1. Archivierung der Visualisierung: Zusammen mit dem elektronischen Beleg wird auch eine visuelle Darstellung der Rechnung archiviert. Das erleichtert späteres Auffinden und Überprüfen der Rechnungsdaten.
2. Archivierung des Prüfprotokolls: Ebenso wird das Protokoll der Prüfung, also der Validierungsprozess, mit archiviert. Dadurch hast Du jederzeit einen Nachweis darüber, dass die Rechnung korrekt geprüft und validiert wurde.

Elektronische Ausgangsrechnungen

Wenn Du auch elektronische Rechnungen versendest, ist es ebenfalls notwendig, diese elektronisch zu archivieren. Das Belegpostfach bietet hier eine erweiterte Funktionalität:

• Prüfung auf technische Korrektheit: Bevor die Ausgangsrechnungen archiviert werden, prüft das Belegpostfach diese auf technische Korrektheit mithilfe eines Validators. Dadurch kannst Du sicher sein, dass auch die von Deinem Unternehmen versendeten Belege technisch korrekt sind. Diese Prüfung stellt sicher, dass die Rechnungen den aktuellen Standards entsprechen und problemlos vom Empfänger verarbeitet werden können.

Vorteile der automatischen Archivierung

Die automatische Archivierung bietet mehrere entscheidende Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit: Durch die Archivierung der Visualisierung und des Prüfprotokolls wird der gesamte Empfangsprozess und die Prüfung der Rechnung jederzeit nachvollziehbar. Du kannst jederzeit nachweisen, dass Du die Rechnungen ordnungsgemäß empfangen und geprüft hast.
• Zeitersparnis: Manuelle Archivierungsprozesse entfallen. Du musst Dich nicht um die sichere Speicherung und Dokumentation kümmern – das Belegpostfach übernimmt dies automatisch für Dich.
• Sicherheit: Alle archivierten Daten werden sicher gespeichert. Du musst Dir keine Sorgen um Datenverluste oder Unsicherheiten machen.

Fazit

Mit der automatischen Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen im Belegpostfach hast Du eine effiziente und sichere Lösung, um den Anforderungen ab dem 01.01.2025 gerecht zu werden. Das Belegpostfach archiviert nicht nur die Rechnungen selbst, sondern auch die Visualisierungen und Prüfprotokolle. So ist sichergestellt, dass der gesamte Empfangs- und Prüfprozess jederzeit nachvollziehbar und transparent ist.

Nutze die Vorteile der automatischen Archivierung im Belegpostfach und bleibe stets auf der sicheren Seite bei der Verwaltung Deiner elektronischen Rechnungen. Besuche uns auf www.belegpostfach.de und erfahre mehr darüber, wie wir Dir helfen können, den Übergang zu den neuen Standards reibungslos zu gestalten.