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Flexible Abläufe mit dem Belegpostfach

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Belegpostfach bietet hierfür eine flexible und effiziente Lösung, die sich an Deine individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Doch wie funktioniert der grundlegende Ablauf und welche Optionen stehen Dir zur Verfügung?


Grundlegender Ablauf

Elektronische Rechnungen werden an die spezielle E-Mail-Adresse des Belegpostfachs gesendet. Von dort aus werden sie automatisch empfangen, geprüft, visualisiert und archiviert. Dieser automatisierte Prozess stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen korrekt verarbeitet und bereitgestellt werden.


Optionen für die Weiterverarbeitung

Nach dem Empfang und der ersten Verarbeitung der Rechnungen bietet das Belegpostfach verschiedene Optionen für die weitere Handhabung der Belege:

  1. Annahme und Organisation im Ordner „Angenommen“: Du kannst die empfangenen Rechnungen direkt im Belegpostfach annehmen. Diese Rechnungen werden dann in den Ordner „Angenommen“ verschoben. Dort sind sie übersichtlich aufgelistet und stehen für die weitere Verarbeitung bereit. Dies erleichtert Dir den Überblick und die Verwaltung der Rechnungen.

  2. Automatische Weiterleitung an eine definierte E-Mail-Adresse: Falls gewünscht, können die Rechnungen nach der Annahme automatisch an eine definierte E-Mail-Adresse innerhalb Deines Unternehmens weitergeleitet werden. Zum Beispiel können sie direkt an die Buchhaltungsabteilung gesendet werden. Diese Option spart Zeit und sorgt dafür, dass die relevanten Abteilungen sofort über neue Rechnungen informiert sind und diese bearbeiten können.

  3. Download zur weiteren Verarbeitung: Alternativ können die Belege auch einzeln oder gesammelt heruntergeladen werden. Dies ermöglicht eine flexible Weiterverarbeitung der Rechnungen in Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen oder eine Übermittlung an den Steuerberater. Durch den Download stehen Dir alle notwendigen Daten zur Verfügung, um Deine internen Abläufe effizient zu gestalten.


Handhabung von zurückgewiesenen Belegen

Technisch nicht korrekte Rechnungen werden erkannt und können zur Korrektur an den Absender zurückgesendet werden. Das Belegpostfach ermöglicht es Dir, dem Absender den nicht korrekten Beleg und ein Protokoll der Prüfung zu übermitteln. Diese zurückgewiesenen Belege werden in einem speziellen Ordner „Zurückgewiesene Belege“ organisiert. Dies bietet Dir eine klare Übersicht über alle reklamierten Rechnungen und den Status der jeweiligen Korrekturen.


Archivierung von Ein- und Ausgangsbelegen

Zusätzlich zu den laufenden Prozessen bietet das Belegpostfach ein umfassendes Archivierungssystem. Es gibt separate Archive für Eingangs- und Ausgangsbelege. Alle empfangenen und gesendeten Rechnungen werden zusammen mit der Visualisierung des Belegs und dem Prüfprotokoll archiviert. Dies gewährleistet, dass der gesamte Empfangs- und Versandprozess jederzeit nachvollziehbar und transparent ist.


Vorteile der flexiblen Abläufe

Die Flexibilität des Belegpostfachs bietet mehrere entscheidende Vorteile:

  • Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung und die Möglichkeit zur direkten Weiterleitung oder zum Download der Rechnungen sparst Du wertvolle Zeit.

  • Effizienz: Die zentrale Verwaltung und die verschiedenen Optionen zur Weiterverarbeitung ermöglichen es Dir, Deine Abläufe optimal an Deine Bedürfnisse anzupassen.

  • Transparenz: Der Ordner „Angenommen“ sowie die speziellen Ordner für zurückgewiesene Belege und die Archive für Ein- und Ausgangsbelege bieten Dir eine übersichtliche Darstellung aller verarbeiteten Rechnungen, sodass Du jederzeit den Überblick behältst.


Fazit

Mit den flexiblen Abläufen im Belegpostfach hast Du eine leistungsstarke Lösung, um den Anforderungen ab dem 01.01.2025 gerecht zu werden. Ob Annahme und Organisation im Belegpostfach, automatische Weiterleitung an relevante Abteilungen, Download zur weiteren Verarbeitung oder die Handhabung zurückgewiesener Belege – das Belegpostfach bietet Dir alle Möglichkeiten, um Deine Rechnungsverarbeitung effizient und transparent zu gestalten.

Nutze die Vorteile der flexiblen Abläufe im Belegpostfach und optimiere Deine Prozesse. Besuche uns auf www.belegpostfach.de und erfahre mehr darüber, wie wir Dir helfen können, den Übergang zu den neuen Standards reibungslos zu gestalten.