e-Rechnung – Fakten: eRechnung an der Kasse / POS

Mit Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in immer mehr Geschäftsszenarien rückt das Thema „eRechnung an der Kasse“ zunehmend in den Fokus. Denn sobald Unternehmerinnen und Unternehmer Leistungen beziehen – selbst wenn diese direkt an der Kasse oder über Verkaufsautomaten, Tankstellen oder ähnliches erfolgen – müssen entsprechende Rechnungen den vorgeschriebenen Anforderungen genügen. Das Bundesfinanzministerium bestätigt in seinen FAQs: Auch für Barkäufe durch Unternehmer kann eine elektronische Rechnung (eRechnung) erforderlich sein, sofern bestimmte Schwellenwerte überschritten sind und keine anderweitigen Übergangsregelungen genutzt werden.

Hintergrund:
Laut den offiziellen Informationen des Bundesfinanzministeriums (siehe FAQ e-Rechnung) müssen E-Rechnungen in bestimmten Fällen auch für Barkäufe ausgestellt werden. Ein Beispiel: Ein Unternehmer kauft im Baumarkt Material für über 250 Euro ein und möchte den Vorsteuerabzug nutzen. In einem solchen Fall ist die Ausstellung einer eRechnung notwendig, sofern keine Übergangsregelung herangezogen wird. Gleiches kann für Geschäftsessen oder andere B2B-Käufe gelten, die vor Ort bar bezahlt werden.

Praktischer Lösungsansatz:
Die Herausforderung besteht darin, dass an der Kasse in der Regel ein einfacher Beleg ausgestellt wird – oft eine klassische Papierquittung. Laut FAQ ist es jedoch zulässig, zunächst eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs zu erstellen und diese im Nachgang durch eine eRechnung zu berichtigen. Der einfachste Weg, um diesen Prozess möglichst reibungslos zu gestalten, ist es, bereits an der Kasse alle erforderlichen Informationen des Geschäftskunden abzufragen. Dazu gehören insbesondere:

• Vollständige Unternehmensadresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern relevant)
• Eine gültige E-Mail-Adresse für den Versand der eRechnung

Nachdem der Kauf abgeschlossen und der Beleg gedruckt wurde, kann im Nachgang aus dem System heraus eine eRechnung (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format) erzeugt und per E-Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden. Im Idealfall wird auf dem Kassenbeleg selbst ein kurzer Hinweis vermerkt, dass eine eRechnung als Korrektur an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet wurde. Dieser Vermerk dient der Nachvollziehbarkeit und kann dabei helfen, bei späteren Prüfungen Missverständnisse zu vermeiden. So ist im Falle einer Prüfung klar erkennbar, dass eine elektronische Rechnungsberichtigung bereits erfolgt ist.

Vorteile dieser Vorgehensweise:

• Rechtssicherheit: Die nachträgliche Ausstellung einer eRechnung sorgt dafür, dass Unternehmen ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
• Nachvollziehbarkeit: Der schriftliche Hinweis auf dem Beleg schafft Klarheit für spätere Prüfungen.
• Optimierte Prozesse: Das frühzeitige Erfassen der relevanten Kundendaten an der Kasse beschleunigt die nachgelagerte Rechnungsstellung.
• Weniger Rückfragen: Mit einem klaren Prozess und eindeutigen Vermerken auf dem Beleg reduzieren Sie potenzielle Fragen des Rechnungsempfängers oder von Prüfern.

Fazit:
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft nicht nur klassische Online-Geschäfte oder den Postversand, sondern macht auch vor Barkäufen und POS-Transaktionen nicht halt. Mit einer durchdachten, frühzeitigen Datenerhebung und einem zweistufigen Vorgehen (sofortiger Beleg plus nachträgliche eRechnung) stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden auch bei spontanen Barkäufen eine formal korrekte und prüfungssichere eRechnung erhalten. Damit sind Sie nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern bieten Ihren Geschäftskunden auch einen zeitgemäßen und transparenten Service.

Hinweis:
Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Alle Angaben und Beispiele beruhen auf unserer eigenen Einschätzung und dienen der allgemeinen Information. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen wir keine Haftung. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin, einen Fachanwalt oder eine Steuerberatungskanzlei, um eine verbindliche Auskunft zu erhalten.