e-Rechnung – Fakten: Pflichtangaben werden häufig vergessen

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e-Rechnung – Fakten: Pflichtangaben werden häufig vergessen

Pflichtangaben in eRechnungen – Ergänzung über die Gruppe INCLUDED NOTE

Pflichtangaben wie Handelsregistereintrag, Geschäftsführer oder Prokuristen werden in eRechnungen oft vergessen. Diese können über die Gruppe INCLUDED NOTE (BG-1) in der XML-Struktur ergänzt werden. Nachfolgend zeigen wir ein Beispiel, wie solche Angaben korrekt hinterlegt werden können:

XML-Beispiel für Pflichtangaben:

<ram:IncludedNote>
  <ram:Content>Lieferant GmbH Lieferantenstraße 20 80333 München Deutschland Geschäftsführer: Hans Muster Handelsregisternummer: H A 123</ram:Content>
  <ram:SubjectCode>REG</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>

Pflichtangaben, die häufig ergänzt werden sollten:

  1. Handelsregistereintrag:
  • Registername und Sitz (z. B. „Handelsregister München“)
  • Handelsregisternummer (z. B. „H A 123“)
  1. Geschäftsführer/Prokuristen:
  • Vollständige Namen
  • Funktion (Geschäftsführer, Prokurist)
  1. Rechtliche Hinweise:
  • Steuer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls nicht anderweitig enthalten)
  • Ergänzende Angaben zur Aufbewahrungspflicht oder zu Korrekturen

PS: Theoretisch könnten diese Informationen auch in einem anderen Freitextfeld, z. B. der Belegnotiz, stehen. (Das ergibt jedoch wenig Sinn, wenn es dafür bereits spezielle Felder gibt.) Aus diesem Grund – und weil diese Daten Freitext sind, der je nach Unternehmen stark variieren kann – werden sie von Validatoren weder geprüft noch geprüft werden können.

Hinweis

Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Alle Angaben und Beispiele beruhen auf unserer eigenen Einschätzung und dienen der allgemeinen Information. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen wir keine Haftung.

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