Erläuterung der Einstellungen im Belegpostfach

Das Belegpostfach bietet eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten, um den Umgang mit Belegen individuell anzupassen. Nachfolgend werden die verschiedenen Optionen und ihre Funktionen erläutert:

Einstellungen im Überblick

1. Benachrichtigung per Mail bei neuen Eingangsbelegen

• Beschreibung: Aktivieren Sie diese Option, um per E-Mail benachrichtigt zu werden, sobald neue Belege im Postfach eingehen.
• Nutzen: Sie bleiben immer auf dem Laufenden und verpassen keine neuen Belege.

2. Akzeptierte Belege per Mail weiterleiten

• Beschreibung: Belege werden weitergeleitet, sobald diese im Belegpostfach vom Anwender angenommen wurden.
• Nutzen: Diese Funktion ist hilfreich, wenn bestimmte Belege an eine andere Stelle weitergeleitet werden sollen, beispielsweise zur Buchhaltung.

3. Alle eingehenden Belege sofort per Mail weiterleiten

• Beschreibung: Belege werden direkt nach dem Empfang weitergeleitet, ohne dass diese im Postfach angenommen werden müssen. Der Prüfstatus wird im Betreff der E-Mail hinzugefügt.
• Nutzen: Praktisch, wenn Sie alle Belege an einen zentralen Speicherort senden möchten, unabhängig von ihrer Validierung.

4. E-Mails ohne Anhänge oder mit nicht unterstützten Anhängen weiterleiten

• Beschreibung: Gilt für E-Mails, die entweder keine Anhänge enthalten oder zusätzlich zu PDF/XML-Anhängen andere Anhänge. Diese werden dann zur Kontrolle weitergeleitet.
• Nutzen: Ermöglicht das Nachvollziehen von E-Mails, die nicht den Anforderungen entsprechen.

5. Alle eingehenden E-Mails zusätzlich in Kopie per SMTP weiterleiten

• Beschreibung: Nur notwendig, wenn die Mails zusätzlich in ein Mailarchiv übertragen werden sollen. Es muss sichergestellt werden, dass das genutzte Mailarchiv unter der angegebenen Adresse eine Zustellung der Mails zur Archivierung per SMTP unterstützt.
• Nutzen: Zusätzliche Sicherheit durch parallele Archivierung der eingehenden E-Mails.

6. Archiv für Ausgangsbelege aktivieren

• Beschreibung: Aktiviert die Option zur Archivierung von Ausgangsbelegen (eRechnungen). Diese werden validiert und mit dem Prüfstatus archiviert.
• Nutzen: Ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von ausgehenden Belegen.

7. API Zugriff aktivieren

• Beschreibung: Aktiviert den Zugriff über die API. Der dazu gehörige API Key wird angezeigt.
  • Beispiel für API Key: d543c414-ba09-47cd-b100-9b97ad419e26
• Nutzen: Ermöglicht die Integration des Belegpostfachs in externe Systeme.

8. „Sonstige Belege“ im Belegeingang durch KI um ZUGFeRD Basic als Buchungshilfe anreichern

• Beschreibung: Die KI klassifiziert und reichert „sonstige Belege“ im Eingang mit ZUGFeRD-Basisdaten an, um diese als Buchungshilfe zu nutzen.
• Nutzen: Steigert die Effizienz durch automatische Anreicherung von Beleginformationen.

9. Die „Zurückweisung“ aller Belege im Eingang ermöglichen

• Beschreibung: Aktiviert die Möglichkeit, eingehende Belege direkt zurückzuweisen, auch wenn sie korrekt validiert sind.
• Nutzen: Bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, unerwünschte Belege abzulehnen.

Hinweise zu Mailadressen

• Bei den Mailadressen können auch mehrere Adressen angegeben werden. Diese müssen durch ein Komma getrennt sein.

Weitere Optionen

Passwort ändern

• Beschreibung: Ermöglicht es Ihnen, das Passwort Ihres Belegpostfach-Kontos zu ändern.