eRechnung – Fakten: Muss eine nicht valide eRechnung abgelehnt werden?

Die Frage, ob eine als „nicht valide“ eingestufte elektronische Rechnung (eRechnung) abgelehnt werden muss, lässt sich nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich ist die Validität einer eRechnung in erster Linie ein technischer Begriff, der sich auf die Einhaltung bestimmter Normen und Formate (z. B. EN 16931, XRechnung oder ZUGFeRD) bezieht. Ein sogenanntes „nicht valides“ Dokument kann beispielsweise bedeuten, dass bestimmte Pflichtangaben auf technischer Ebene fehlen oder fehlerhaft sind.

Unterschied zwischen steuerlich relevanten und formalen Pflichtangaben

Wichtig ist, zwischen umsatzsteuerrechtlich relevanten Pflichtangaben einer Rechnung und rein formalen Anforderungen des jeweiligen eRechnungsstandards zu unterscheiden. Für die steuerrechtliche Gültigkeit müssen unter anderem folgende Informationen korrekt vorliegen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
• Art, Menge und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag

Fehlt eine Angabe, die für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, kann dies steuerliche Konsequenzen haben. Doch nicht jede fehlende oder unvollständige Information im Format der eRechnung ist umsatzsteuerrechtlich relevant. So kann eine technisch „nicht valide“ XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung beispielsweise aufgrund einer fehlenden E-Mail-Adresse als ungültig eingestuft werden. Diese E-Mail-Adresse ist jedoch steuerlich unerheblich. Seit der XRechnung Version 3.0 müssen sowohl für den Rechnungssteller als auch den Empfänger gültige E-Mail-Adressen angegeben werden, um im Sinne der Norm als „valide“ zu gelten. Für die steuerrechtliche Anerkennung der Rechnung ist die E-Mail-Adresse hingegen nicht von Belang.

Gültigkeit trotz fehlender technischer Validität – und umgekehrt

Ist eine Rechnung technisch nicht valide, bedeutet das also nicht automatisch, dass sie steuerlich ungültig ist. Umgekehrt gilt jedoch ebenfalls: Auch eine technisch valide Rechnung kann steuerrechtlich oder nach anderen Vorschriften ungültig sein. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

• Ein falscher Steuersatz verwendet wurde, der technisch nicht geprüft wird.
• Die Leistungsbeschreibung unzureichend oder unplausibel ist.
• Das Leistungsdatum fehlt oder nicht korrekt angegeben ist.
• Andere gesetzliche Anforderungen (außerhalb des technischen Formats) nicht erfüllt sind.

Solche Inhalte werden in der Regel nicht durch reine Formatprüfungen (Validierungs-Tools) erfasst. Daher muss auch eine technisch als valide gekennzeichnete eRechnung – wie bisher jede andere Rechnung in Papierform oder PDF – inhaltlich vollumfänglich geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben erfüllt sind.

Vorgehen bei einer nicht validen eRechnung

Wenn eine eRechnung technisch nicht valide ist, sollten Sie den Validierungsbericht einsehen. Dort ist ersichtlich, welche Prüfstelle (z. B. Mustang oder bei XRechnungen der KoSIT Validator) an welcher Stelle Unstimmigkeiten festgestellt hat. Diese Berichte ermöglichen es, den genauen Grund für die fehlende Validität nachzuvollziehen und gegebenenfalls Korrekturen beim Rechnungssteller anzufordern.

Es empfiehlt sich, in Zweifelsfällen den Kontakt zum Rechnungssteller zu suchen, um einen sogenannten Clearingprozess einzuleiten. Dabei können fehlende Daten nachträglich ergänzt oder korrigiert werden. Sofern die fehlenden Angaben keinen umsatzsteuerrechtlichen Einfluss haben, kann die Rechnung unter Umständen dennoch gültig sein, auch wenn sie formal als nicht valide eingestuft wird.

Bitte beachten Sie, dass die inoxision gmbh im Rahmen des Supports keine kostenlose individuelle Beratung oder tiefgehende Hilfe bei der Analyse von Formatfehlern im Zusammenhang mit nicht validen eRechnungen anbietet. Bei Bedarf sollten entsprechende Experten oder Dienstleister hinzugezogen werden.

Fazit

• Eine formal nicht valide eRechnung muss nicht zwangsläufig abgelehnt werden.
• Entscheidend ist, ob die steuerlich relevanten Pflichtangaben vollständig und korrekt vorliegen.
• Umgekehrt kann auch eine technisch valide eRechnung inhaltliche Mängel aufweisen, die steuerrechtlich oder rechtlich problematisch sind.
• Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, den technischen Validierungsbericht zu prüfen, Rücksprache mit dem Rechnungssteller zu halten oder eine Fachperson hinzuzuziehen.

Hinweis:
Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Alle Angaben und Beispiele beruhen auf unserer eigenen Einschätzung und dienen der allgemeinen Information. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen wir keine Haftung. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin, einen Fachanwalt oder eine Steuerberatungskanzlei, um eine verbindliche Auskunft zu erhalten.