Warum eigentlich eRechnungen validieren?

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese müssen einem EN16931-konformen Format wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Doch warum ist die Validierung dieser eRechnungen so wichtig?

Voraussetzungen für eine gültige eRechnung

Damit eine Rechnung als gültig anerkannt wird, muss sie im EN16931-Standard vorliegen. Dazu gehören strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate sind darauf ausgelegt, dass Computer die Daten effizient verarbeiten können. Für Menschen sind diese jedoch schwer lesbar und somit nicht einfach zu prüfen. Hier kommt die automatische Validierung ins Spiel.

Automatische Validierung im Belegpostfach

Das Belegpostfach übernimmt für Dich die wichtige Aufgabe der Validierung. Es stellt sicher, dass die empfangenen Belege den notwendigen Anforderungen entsprechen und technisch korrekt sind. Dabei läuft der Validierungsprozess in mehreren Schritten ab:

1. Erkennung der elektronischen Rechnung: Zunächst wird ermittelt, ob es sich bei dem empfangenen Beleg um eine elektronische Rechnung handelt. Das Belegpostfach prüft die Datei auf ihre Struktur und ihren Inhalt.
2. Bestimmung des genauen Formats: Es gibt verschiedene Standards und Versionen von XRechnung und ZUGFeRD. Das Belegpostfach erkennt, welches genaue Format vorliegt. Nicht alle Formate, die bisher verwendet wurden, sind ab dem 01.01.2025 noch gültig. Daher ist es wichtig zu wissen, ob die empfangene Rechnung den aktuellen Anforderungen entspricht.
3. Technische Prüfung der Daten: Sind die ersten beiden Schritte erfolgreich, wird die technische Korrektheit der Daten geprüft. Das Belegpostfach nutzt dazu die offiziellen Schemata und Validierungswerkzeuge, wie sie z.B. von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellt werden. Diese Validierungen stellen sicher, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind.
   
   

Vorteile der Validierung

Durch die automatische Validierung im Belegpostfach kannst Du sicherstellen, dass die Rechnungen, die Du empfängst, korrekt und technisch einwandfrei sind. Das bedeutet:

• Zeitersparnis: Du musst Dich nicht manuell durch komplexe XML-Daten arbeiten.
• Sicherheit: Du kannst Dich darauf verlassen, dass die Daten korrekt und vollständig sind.
• Effizienz: Fehlerhafte Rechnungen werden sofort erkannt und können zur Korrektur an den Absender zurückgesendet werden. Das Belegpostfach ermöglicht es, dem Absender den nicht korrekten Beleg und ein Protokoll der Prüfung zu übermitteln.

Fazit

Die Validierung von eRechnungen ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Du rechtskonforme und technisch korrekte Rechnungen erhältst. Das Belegpostfach übernimmt diese Aufgabe für Dich und prüft automatisch, ob die empfangenen Belege elektronische Rechnungsdaten enthalten und ob diese Daten den geltenden Standards entsprechen.

Nutze die Vorteile der automatischen Validierung im Belegpostfach und bleibe stets auf der sicheren Seite bei der Verarbeitung Deiner elektronischen Rechnungen. Besuche uns auf www.belegpostfach.de und erfahre mehr darüber, wie wir Dir helfen können, den Übergang zu den neuen Standards reibungslos zu gestalten.